営業会議の司会進行についてのポイント

営業を複数所属している会社は、できれば営業会議を定期的におこなった方がいいです。営業会議をしっかりと行っている会社は、営業力がアップし、売上も維持できるようになります。

営業会議を定期的におこなうには、やはり会議を無事に進められる司会進行のスキルが欠かせません。

そこで今回は、営業会議の司会進行についてのポイントをご紹介します。

役割を明確にする

まず営業会議をやることを決めた時に、それぞれの役割を考えます。司会進行は誰なのか、議事録作成は誰がするのか、誰が発表するのか、上司の参加はあるのか、など。

それらの内容に応じて、必要な資料、タイムスケジュールを事前に用意しておくことを忘れないようにしましょう。

上司や部下の役割も考えておき、それらに応じて、どのタイミングで話をふるのが良いか考えておきます。

進行表や資料を用意しておく

普通の営業会議において、進行表や資料を用意するのが一般的です。どれくらいのクオリティの進行表や資料を用意するのか。それは、その営業会議によって、異なります。

資料で必ず用意するのが売上報告です。前年比で売上はいくらになったか。営業利益はいくらだとか。それに対しての対策はどんなことをおこなったのか。今後の対策はこう考えてる。これに対しての売上見込はいくらだとか。そんなことを詳細に数字と文章で報告します。

定刻どおり開催する

当たり前のことですが、時間どおり開催するのが原則です。上司が参加する営業会議においては、上司の到着を待つこともあります。その辺は臨機応変にします。他の上司にどうするか確認をとったりして対応しましょう。

基本的には、定刻どおり開催し、遅れてきた人には口頭で注意をしたり、場合によっては発言の順番を調整したりします。会議の内容をあとから教えることは議事録を取っている会議ならそれを伝えます。議事録がなければ、必要あれば周りから聞くように伝えます。

冒頭に会議のゴールを話す

会議をはじめましたら、まず会議のゴールを伝えましょう。ゴールが決まってないと、時間だけが進み、会社自体の生産性を落としてしまう会議になりがちです。そうならないためにも、ゴールを設定することを心がけましょう。

ゴールが決まっていなければ、会議に冒頭に決められるなら、決めてもいいですし、無理なら自分で考えるしかありません。ゴールは会議の最初に伝えます。

通常、営業会議のゴールは前月までの売上の確認とその要因の共有、次月からの売上対策の徹底の周知などでしょう。これらを冒頭で再確認しておくべきです。ほとんどの場合、なにかがなされておらず、上司からの注意が飛び去ることもあります。

そんな時でもゴールを設定は大事です。売上が悪くて、会議の時間が長引いてもOK。ゴールを設定していれば、そのゴールに応じて、会議が長くなっているかどうかが分かるからです。

アイスブレイクを設ける

営業会議の冒頭にアイスブレイクが必要なのかどうか。これは売上の数字が良かったのか悪かったのかにもよります。売上が悪いと、どうしてもアイスブレイクなどを考えている余裕もないでしょう。あまりにふざけた余談は、逆に反感を買いかねません。

しかし、売上の悪い時でも、一体感を生み出すようなアイスブレイクなら良いと思います。アイスブレイクとは、簡単なゲームだったり、体操だったり、そんなものが一般的です。売上の悪い時には、そうではなく、特定の人の話をしてみたり、がんばってるエピソードや上司が心配してるエピソードをしてみたり、これらの話をすることで、一体感を高めます。

売上が良い時には、アイスブレイクを設け、息抜きをします。

発言しない人にも話をふる

会議中に、発言しない人がいます。必要ない人が黙っておくなら問題ないですが、発言しないといけないタイミングなのにしない。そういう人です。発言しない人が大多数だと会議の意味がなくなることがあるので、そうならないためにも発言しない人にも適宜、話をふっていきましょう。

課題を明確化する

営業課題を明確にします。たとえば、来月以降の営業対策などです。これらは大きな課題から小さな課題まであります。大きな課題は、新規開拓する企業の選定や顧客の定期訪問などです。小さな課題は、アポ取りや顧客の夜の対応、値引きやプレゼン内容などになります。

小さな課題はそれぞれの営業マンにまかされている場合もありますが、大きな課題は営業全体として考えていく場合も多いです。

決定事項を確認する

せっかくの会議なのに決定事項がよく分からないことがあります。決定事項は会議中に明確にしましょう。議事録に書いていても見ない人も上司にもいます。決定事項の共有をおこなうために、必ず会議のまとめとして、決定事項を確認します。

最後に上司からの挨拶

必要な場合は、上司からの挨拶を最後にお願いします。事前に上司に伝えておくのも良いでしょう。

議事録を作成する

会議が終わりましたら、なるべく早く議事録を作成し、関係者に共有します。24時間以内がいいでしょう。

まとめ

今回は、営業会議の司会進行についてのポイントをご紹介しました。